退職するときは、気を付けなければならない手続きがあります。
どんな手続きが必要になるか全体像が想像できるようにまとめてみましたので、みていきましょう。
退職するときの流れ
退職する場合は、大まかに以下のような手続きが必要になります。
- 退職の申し出
- 「退職願」の提出
- 業務の引継ぎ
- 退職の必要書類の提出
- 備品などの返却
それぞれ具体的にどのような手続きか見ていきましょう。
退職の申し出
退職する場合は、退職する前に退職の申し出が必要になります。
通常、直属の上司や部署長に申し出することが多いようです。
転職する意思が固い場合は、転職先から内定を受けた後でも大丈夫です。
その理由は、
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。
民法第627条
と雇用期間が決まっていない場合は、民法上いつでも退職の申し出をすることができるからです。
会社は原則、退職を拒否することはできません。
口頭でも法的効力はあるそうですが、通常、退職届や退職願などの書類を提出します。
ここで気を付けなければならないのは、申し出をするタイミングです。
上記の民法では「２週間を経過することで雇用が終了する」とありますが、２週間後に雇用契約がなくなってしまうわけではありません。法律上、最短で２週間で退職が成立するということです。
ただし、会社の就業規則に「２か月前までに退職の意思表示が必要」などと申し出のタイミングが記載されているケースが多いです。期間については会社により異なるため、就業規則を確認する必要があります。
１～２か月前までに退職の意思を伝えなければならないケースは非常に多いため、余裕をもって退職の意思を伝える必要があります。
「退職願」の提出
退職の書類を調べると「退職願」「退職届」「辞表」の３種類がよく出てきます。
それぞれ、
- 退職願 ： 退職の意思を伝える書類
- 退職届 ： 退職願の受理後、退職の日が決まったときに提出する
- 辞表 ： 会社役員など雇用契約でない立場の人が提出する書類
と使い分けられています。
法律上、退職願は退職の意思表示が伝わればよく、書き方の規定はありませんが、会社に様式が用意されている場合などもあります。
あらかじめ退職願を作成して退職の申し出と同時に出しても良いですが、退職の意思表示をした後に様式などを会社から渡される場合もあります。
退職届の作成はそれほど難しくありませんが、申し出と同様、期間に余裕をもって提出する必要があります。
通常は、直属の上司や部署長を通じて人事部署へ渡され、受理されると思いますが、退職願を受け付けてもらえない場合もあります。
もちろん法律違反ではありますが、そのような場合は、配達記録付内容証明郵便で退職届を郵送することにより公的な証拠を残すことができます。
あまりに悪質な場合は、弁護士や労働基準監督署へ相談するようにしましょう。
業務の引継ぎ
業務を引き継ぐ場合は、時間に余裕をもって後任者に直接引き継ぐのが理想ではありますが、異動の関係で難しい場合もあると思います。
また、円満退職ができればよいですが、人員配置がうまくいかないなどの問題が発生し、意地悪をされてしまうケースなどもあるようです。
業務の引継ぎは大切なことですが、退職について伝える範囲は必要最低限にとどめておいたほうがよいと思います。
引継ぎの方法としては、可能であれば引き継ぎ書を丁寧に作ることをおすすめします。
引き継ぎ書の作成については、就業規則に記載がある場合もあるため、チェックしておく必要があります。
会社としては、退職者に引継ぎを強制することは難しいようですが、引継ぎがされなかったことが原因で損害賠償請求が認められたケースもあります。
円滑な退職のためにも業務の引継ぎは適切に行ったほうがよいと思われますが、無理をしない範囲で行うのが大事です。
退職時に受け取る書類など
退職した場合は次のものを受け取る場合があります。
雇用保険被保険者証
自分で保管している場合と会社が保管している場合があります。会社が保管している場合は受け取りましょう。転職先で新たに雇用保険に加入する際に雇用保険被保険者番号が必要になります。
年金手帳・基礎年金番号通知書
自分で保管している場合と会社が保管している場合があります。会社が保管している場合は受け取りましょう。2022年4月以降に新たに国民年金や厚生年金に加入する場合は、年金手帳ではなく基礎年金番号通知書というものになります。
源泉徴収票
収入と所得税額が記載された書類です。退職後１カ月以内に郵送などで送られてきます。来ない場合は前の職場に問い合わせましょう。通常、新しい職場に渡すことで、転職先の収入と合算してくれます。ただし、１１月以降など年末だと手続きが間に合わない場合があるため、前職と転職先の源泉徴収票をもって、1/1～12/31に得た収入を翌年の2/16～3/15の間に確定申告する必要があります。
離職票
失業保険の受給をするのに必要な書類です。転職先が決まっている場合は必要ありませんが、転職先で提出を求められる場合もあるため受け取っておきましょう。
ただし、退職後から転職までに期間が開く場合は、失業保険手当を受給する際に必要です。会社から発行してもらい、住んでいる地域のハローワークで手続きをしましょう。
備品などの返却
退職する際は、会社の備品などを返却する必要があります。以下に主なものをリストアップしてみました。
- 健康保険被保険者証
- 通勤定期券
- 社員証
- 名札
- 制服
- 鍵
- 名刺
- 業務内容のデータ
健康保険は会社を辞めた時点で脱退扱いとなるため保険証を返却します。
制服のほかに、作業着やジャンバーなど貸与品となっている場合があるので返却します。
名刺は自分のものと、業務内で受け取ったものも原則おいていきます。
業務内容のデータは情報漏洩などしないように、すべて返却するように気を付けましょう。
まとめ
退職時は色々な手続きがあり、転職するとなればさらに手続きが増えるため大変ですが、立つ鳥後を濁さないよう、余裕を持ったスケジュールをくめるとよいですね。
